Полезные статьи

Сканирование документов одним файлом

Август  4, 2016

Документы, содержащие важную информацию и изображения, требуют правильного хранения. Электронные архивы – это наиболее эффективный способ организации и систематизирования информации. В основном они востребованы на предприятиях, где объем документооборота особенно велик, но не только. Домашние электронные архивы, содержащие фото, сканы личных документов и изображений, также получили большое распространение с развитием современных технических средств и Интернета.

Поточное сканирование документов одним файлом

При создании электронных архивов предприятий наиболее часто применяется поточное сканирование документов. Распознавание и сохранение изображения происходит в автоматическом режиме. Мощное профессиональное оборудование позволяет работать с большим объемом информации, переводя в электронный вид около 1000 страниц в час.
Перед тем как приступить к поточному сканированию, документы должны быть расшиты и избавлены от всех посторонних элементов – скрепок, скоб, пружин. Если расшить документы не представляется возможным, применяется ручное сканирование, однако скорость его значительно ниже.
С помощью современных аппаратов для создания цифровых копий бумажных документов можно не только быстро обработать большой объем информации в автоматическом режиме, но и выполнить двустороннее сканирование документов в один файл. PDF и TIFF – наиболее распространенные форматы для многостраничного сканирования документов и чертежей. Когда речь идет о переводе в цифровой вид изображений – фотографий, картин, плакатов – может использоваться формат JPEG. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Сканирование документов в один файл pdf, tiff

PDF и TIFF - форматы, применяемые для создания многостраничных цифровых копий бумажных документов. TIFF широко используется для хранения растровых графических изображений высокого качества. Однако он имеет один существенный недостаток: файлы в формате tiff достаточно тяжелые и передача их по электронной почте затруднительна.
Сканирование документов, распознавание которых возможно в большинстве редакторов изображений, осуществляется в формате pdf. Пожалуй, этот формат можно считать наиболее распространенным и универсальным. С его помощью можно сохранить как текстовые, так и графические документы, при этом качество изображения будет достаточным для большинства возникающих перед пользователем задач.

Когда целесообразно сканировать в jpeg

JPEG – формат, используемый для хранения цифровых изображений – фотографий, копий картин, плакатов, постеров. Этот формат позволяет сжимать исходное изображение без потери качества. Чертежи и технические документы с четкими линиями нельзя сохранять в jpeg, поскольку в результате сжатия изображение может исказиться.

Сканирование документов одним файлом

Большая часть документов – бухгалтерские отчеты, карточки сотрудников, договоры, проекты – имеют несколько листов. Чтобы не запутаться и не потерять часть важной информации целесообразно в таких случаях проводить сканирование документов одним файлом . Все цифровые копии, полученные в результате перевода документов в электронный вид, должны иметь уникальное и понятное название. После окончания работ производится систематизация всех документов. Сканирование документов в один файл pdf или tiff или создание цифровых копий изображений в jpeg позволит сохранить важную информацию, а также организовать доступ к ней всем заинтересованным лицам из любой точки земного шара.

Какое разрешение применяется при сканировании документов и изображений

Возможности профессиональных аппаратов для сканирования практически безграничны и часто заложенные в них технические характеристики и возможности намного превышают имеющиеся у клиента потребности. Например, если 1200 dpi – максимально возможное разрешение, с которым можно выполнить сканирование документов, для распознавания текста достаточно 200 dpi. Чертежи с высокой детализацией сканируются с разрешением 300-600 dpi. Лишь в исключительных случаях применяются более высокие настройки параметров сканирования. Потенциал, заложенный в современном профессиональном печатном оборудовании, огромен и позволяет справиться с любой задачей по обработке документов и изображений.
Сканирование документов позволяет идти в ногу со временем: сохранять важные документы на долгие годы, оптимизировать производственные площади и процессы на предприятии, внедрять современный электронный документооборот. Грамотно перевести большой объем бумажных документов в электронный вид помогут сотрудники копировального центра. Профессиональное оборудование с высокой скоростью работы позволяет сканировать до 10 тысяч листов за один день, сократить затраты и время на организацию электронного архива.
 




Дата публикации: 04/08/2016